Styrelseguide: Hur fungerar en underhållsplan?
Teknisk förvaltning hjälper styrelsen att hålla ihop fastighetens tekniska frågor
En underhållsplan hjälper styrelsen att se vilka större underhållsåtgärder fastigheten kan behöva. Planen hjälper också att se när åtgärderna kan bli aktuella och vilka kostnader föreningen behöver förbereda sig för.
Men planen är inte ett facit. Fastighetens skick förändras, kostnader förändras och nya behov kan uppstå. För att underhållsplanen ska vara användbar behöver styrelsen därför arbeta med den löpande och stämma av planen mot det som faktiskt händer i fastigheten.
Vad är en underhållsplan?
En underhållsplan är ett långsiktigt planeringsunderlag för fastighetens underhåll.
Den samlar information om byggnadsdelar och tekniska system som föreningen ansvarar för och visar vilka åtgärder som kan behöva genomföras under kommande år.
Det kan exempelvis handla om:
- tak och fasader
- fönster och dörrar
- stammar och andra VVS-system
- värmesystem
- ventilation
- elinstallationer i gemensamma delar
- hissar
- gård och andra gemensamma miljöer
Syftet är att ge styrelsen framförhållning. I stället för att varje större åtgärd kommer som en överraskning kan föreningen planera både arbetet och ekonomin.
Vad brukar finnas i en underhållsplan?
Upplägget kan variera, men en underhållsplan brukar beskriva:
Vad som ska underhållas
Vilken byggnadsdel, installation eller funktion som berörs.
Vilken åtgärd som kan behövas
Exempelvis målning, renovering, byte eller teknisk kontroll.
När åtgärden bedöms bli aktuell
Ett planerat år eller ett tidsintervall.
Vad åtgärden beräknas kosta
En uppskattad kostnad som gör det möjligt att planera föreningens ekonomi.
Hur åtgärden bör prioriteras
Alla åtgärder är inte lika brådskande. Vissa påverkar fastighetens funktion eller risken för skador, medan andra kan vara möjliga att flytta fram.
Ju längre fram i tiden planen sträcker sig, desto större är normalt osäkerheten kring både tidpunkt, omfattning och kostnad.
Hur använder styrelsen underhållsplanen?
Underhållsplanen gör störst nytta när den används som ett aktivt arbetsunderlag.
Inför föreningens budgetarbete kan styrelsen exempelvis gå igenom:
- vilka åtgärder som ligger närmast i tiden
- om de fortfarande behöver genomföras enligt planen
- om nya behov har tillkommit
- om kostnadsbedömningarna fortfarande är rimliga
- om någon åtgärd behöver tidigareläggas eller kan senareläggas
- vilka frågor som behöver undersökas närmare innan beslut
På så sätt blir planen ett stöd för både styrelsens tekniska prioriteringar och föreningens ekonomiska planering.
Hur hänger underhållsplanen ihop med föreningens ekonomi?
Tekniska behov och ekonomi behöver planeras tillsammans.
Om styrelsen vet att exempelvis tak, fasad eller värmesystem kan kräva större åtgärder under kommande år går det att förbereda ekonomin i stället för att hantera hela kostnaden när behovet blivit akut.
Underhållsplanen kan därför användas som underlag för bland annat:
- årsbudget och flerårsbudget
planering av föreningens likviditet - diskussioner om avgiftsnivåer
- bedömning av framtida finansieringsbehov
- prioritering mellan olika investeringar och underhållsåtgärder
Men kostnaden i underhållsplanen är fortfarande en uppskattning. När en större åtgärd närmar sig behöver styrelsen normalt ta fram ett mer aktuellt underlag innan beslut fattas.
Vad händer när verkligheten inte följer planen?
Det gör den sällan exakt.
Ett tak kan hålla längre än den ursprungliga bedömningen. Ett tekniskt system kan börja få problem tidigare. Ett återkommande mindre fel kan visa sig vara tecken på ett större underhållsbehov.
Även andra förutsättningar kan förändras:
- priser på material och arbete
- myndighetskrav
- energikostnader
- tekniska lösningar
- fastighetens användning
- föreningens ekonomiska situation
Därför bör styrelsen inte genomföra en åtgärd enbart för att ett visst årtal står i planen.
När en större åtgärd närmar sig behöver det aktuella behovet bedömas.
Hur ofta behöver underhållsplanen följas upp?
En underhållsplan kan sträcka sig många år framåt, men det betyder inte att styrelsen kan lägga undan den mellan uppdateringarna.
En bra rutin är att återkommande jämföra planen med fastighetens faktiska situation:
- Vad har genomförts sedan sist?
- Har några nya behov upptäckts?
- Har något försämrats snabbare än väntat?
- Kan någon planerad åtgärd skjutas fram?
- Har kostnadsbilden förändrats?
- Behöver någon fråga undersökas av en specialist?
- När större förändringar sker behöver själva underhållsplanen också aktualiseras.
Det viktiga är alltså inte bara hur gammal planen är, utan om den fortfarande ger en rimlig bild av fastigheten och kommande behov.
Vem gör vad?
Underhållsplanen berör flera olika roller.
Styrelsen
ansvarar för föreningens prioriteringar och beslut.
Teknisk förvaltning
kan hjälpa styrelsen att följa upp planen, identifiera förändrade behov och planera vilka frågor som behöver tas vidare.
Fastighetsskötseln
kan genom den löpande tillsynen upptäcka fel, förändringar och återkommande problem som behöver fångas upp.
Specialister
kan behöva bedöma enskilda system eller byggnadsdelar när styrelsen behöver mer detaljerat underlag, exempelvis inom VVS, avlopp, el, ventilation, bygg eller andra fackområden.
En underhållsplan ersätter alltså inte tekniska bedömningar. Den hjälper styrelsen att se när och var sådana bedömningar kan behövas.
Så kan styrelsen arbeta med underhållsplanen
Ett praktiskt arbetssätt kan se ut så här:
1. Börja med nuläget
Gå igenom vad som har hänt i fastigheten sedan planen senast följdes upp. Ta med genomförda arbeten, återkommande fel och nya behov.
2. Titta på de närmaste åren
Identifiera vilka större åtgärder som ligger närmast i planen.
3. Kontrollera om bedömningarna fortfarande gäller
Ta vid behov hjälp av rätt teknisk kompetens för att bedöma fastighetens aktuella skick.
4. Uppdatera kostnadsbilden
Äldre kostnadsuppskattningar kan behöva räknas om eller ersättas med mer aktuella kalkyler och offerter.
5. Prioritera
Skilj mellan sådant som behöver göras snart, sådant som behöver undersökas och sådant som kan vänta.
6. Koppla åtgärderna till ekonomin
Se till att kommande underhåll finns med i föreningens ekonomiska planering.
7. Följ upp
När ett arbete har genomförts dokumenteras det och underhållsplanen justeras så att styrelsen behåller en aktuell bild.
Varningssignaler att hålla utkik efter
En underhållsplan kan behöva ses över när:
✓ Samma problem återkommer trots genomförda åtgärder
✓ Kostnaderna avviker allt oftare från planeringen
✓ Större åtgärder närmar sig utan tillräckligt beslutsunderlag
✓ Flera tekniska system behöver åtgärdas samtidigt
✓ Nya behov inte finns med i planen
✓ Genomförda arbeten inte har förts in
✓ Styrelsen inte längre använder planen i budget- och underhållsarbetet
Det behöver inte betyda att hela planen är fel. Men det kan vara ett tecken på att den behöver kompletteras med en aktuell bild av fastigheten.
Frågor styrelsen bör kunna svara på
Använd gärna frågorna som en enkel kontroll:
☐ När uppdaterades underhållsplanen senast?
☐ Vilka större åtgärder ligger de närmaste tre till fem åren?
☐ Stämmer de fortfarande med fastighetens faktiska skick?
☐ Finns aktuella kostnadsbedömningar för de närmaste större åtgärderna?
☐ Har nya och återkommande problem fångats upp?
☐ Är genomförda arbeten dokumenterade i planen?
☐ Vet styrelsen vilka frågor som behöver undersökas närmare?
☐ Hänger underhållsplanen ihop med föreningens ekonomiska planering?
Om flera av frågorna är svåra att besvara kan det vara dags att gå igenom planen mer systematiskt.
Relaterade tjänster för din förening:
Styrelseguide: Vad ingår i teknisk förvaltning?
Teknisk förvaltning för BRF
Behöver ni få bättre kontroll över underhållet?
BRF Allservice kan hjälpa styrelsen att gå igenom fastighetens behov och avgöra vilka frågor som behöver bedömas, planeras eller tas vidare till specialist.