Personuppgiftspolicy

1. Vem som ansvarar för dina personuppgifter

Personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna policy är:

Identitet Teander Kommunikation AB

Organisationsnummer: 556775-0657

Kärleksgatan 2A, 211 45 Malmö

Telefon: 010-550 25 60

E-post: support@brfallservice.se

Identitet Teander Kommunikation AB administrerar samarbetet och varumärket BRF Allservice och kallas nedan "vi". BRF Allservice är ett varumärke och inte en separat juridisk person.

Kontaktperson för dataskydd

Magnus Teander, support@brfallservice.se, 010-550 25 60.

2. Vilka policyn gäller för

Policyn gäller för dig som är:

• styrelseledamot eller kontaktperson i en bostadsrättsförening som har eller överväger ett serviceavtal med BRF Allservice,

• boende i en sådan förening och använder våra kontaktvägar,

• företrädare för ett medlemsföretag eller annan samarbetspartner,

• besökare på webbplatsen brfallservice.se.

3. Vilka uppgifter vi behandlar och varför

När din förening har eller tecknar ett serviceavtal

Vi behandlar namn, roll, telefonnummer och e-postadress till föreningens kontaktpersoner samt uppgifter om föreningen och avtalet. Det gör vi för att kunna ingå och administrera serviceavtalet, kommunicera med föreningen och fakturera avgifter. Den rättsliga grunden är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med föreningen samt vårt berättigade intresse av att kommunicera med föreningens företrädare.

När du lämnar en förfrågan via våra kontaktvägar

Vi behandlar de uppgifter du själv lämnar: namn, kontaktuppgifter, adress och en beskrivning av ditt ärende. Det gör vi för att kunna ta emot förfrågan, bedöma vilket tjänsteområde den gäller och sätta dig i kontakt med ett relevant medlemsföretag. Den rättsliga grunden är vårt och medlemsföretagens berättigade intresse av att kunna hantera och besvara förfrågningar, och när förfrågan leder till en beställning, att vidta åtgärder inför ett avtal.

Vi lämnar inte fler uppgifter till ett medlemsföretag än vad som behövs för att hantera ditt ärende.

Fakturering och bokföring

Vi behandlar fakturerings- och betalningsuppgifter för att uppfylla bokföringslagens krav. Den rättsliga grunden är en rättslig förpliktelse.

Information och marknadsföring

Vi kan använda kontaktuppgifter för att skicka relevant information om BRF Allservice, till exempel nyheter om medlemsföretag och tjänsteområden. För nyhetsbrev som du själv anmäler dig till är den rättsliga grunden ditt samtycke; för information till företrädare för föreningar och andra befintliga kontakter är grunden vårt berättigade intresse. Du kan när som helst avböja fortsatta utskick.

Webbplatsen

När du besöker brfallservice.se kan tekniska uppgifter som IP-adress och besöksstatistik behandlas via kakor (cookies). Information om vilka kakor som används och hur du hanterar dem finns på webbplatsen.

4. Vilka vi delar uppgifter med

Vi delar personuppgifter med:

• det eller de medlemsföretag som behövs för att hantera din förfrågan – när uppgifterna har lämnats över ansvarar medlemsföretaget självständigt för sin fortsatta behandling,

• leverantörer av IT-, telefoni-, betalnings- och administrationstjänster som behandlar uppgifter för vår räkning enligt personuppgiftsbiträdesavtal,

• myndigheter, när vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Vi säljer aldrig personuppgifter.

Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. Om en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen skyddas genom lagliga överföringsmekanismer, till exempel EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

5. Hur länge vi sparar uppgifterna

• Uppgifter kopplade till ett serviceavtal sparas under avtalstiden och därefter så länge det behövs med hänsyn till preskriptionsregler.

• Kunduppgifter kopplade till en affär sparas i sju år enligt bokföringslagen.

• Förfrågningar som inte leder till en affär raderas eller avidentifieras senast 24 månader efter att ärendet avslutats.

• Uppgifter för informationsutskick sparas i högst två år efter den senaste kontakten, eller tills du avböjer fortsatta utskick.

• Kakor lagras i högst 24 månader; se cookiepolicyn på webbplatsen.

6. Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att:

• få besked om och tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig (registerutdrag),

• få felaktiga uppgifter rättade,

• få uppgifter raderade när de inte längre behövs,

• begära begränsning av behandlingen,

• invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, inklusive direktmarknadsföring,

• få ut uppgifter du lämnat i ett maskinläsbart format (dataportabilitet).

Du utövar dina rättigheter genom att kontakta oss på support@brfallservice.se eller 010-550 25 60. Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål, senast inom en månad.

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

7. Varifrån uppgifterna kommer

Vi får i regel uppgifterna direkt från dig. Kontaktuppgifter till styrelseledamöter kan även lämnas till oss av föreningen, och uppgifter om ett ärende kan i vissa fall lämnas av din förening när den ber oss hantera en fråga som rör dig.

8. Hur vi skyddar uppgifterna

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter, bland annat kryptering av känsliga uppgifter i våra system och på webbplatsen, regelbundna säkerhetsuppdateringar samt behörighetsstyrd åtkomst så att endast personer som behöver uppgifterna för sitt arbete kommer åt dem.

9. Medlemsföretagens egna policyer

När din förfrågan har förmedlats till ett medlemsföretag blir det företaget självständigt personuppgiftsansvarigt för sin fortsatta behandling. Länkar till medlemsföretagens egna personuppgiftspolicyer finns samlade på brfallservice.se/personuppgiftspolicy.

10. Ändringar i policyn

Vi kan komma att uppdatera denna policy, till exempel när vår service eller lagstiftningen förändras. Den senaste versionen finns alltid på brfallservice.se/personuppgiftspolicy. Vid väsentliga ändringar informerar vi föreningar med serviceavtal särskilt.

Frågor om personuppgifter? Hör av dig till support@brfallservice.se eller 010-550 25 60, så hjälper vi dig.